3582 ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В АДМИНИСТРАТИВНОМ И БАНКОВСКОМ ДЕЛЕ

Лабораторная работа № 1

Заполнение справочников, настройка Плана счетов

Методические указания

1. Размещение программы в памяти компьютера

Программа состоит из двух независимых блоков. Первый блок - это файлы исполняемого модуля. Второй блок содержит базы данных, которые обрабатываются данным исполняемым модулем.

После установки программы на компьютер файлы исполняемого модуля оказываются в папке Program Files\1CV77\Bin.

При установке программы 1C:Предприятие можно установить сразу все базы данных, а можно вернуться к этому позже. Если вы хотите работать в конфигурации 1C:Бухгалтерия, на компьютер должны быть установлены базы со следующими названиями:

• 1C:Бухгалтерия (демо) находится в папке 1sbdemo — эта база позволяет проводить учебные записи и получать навыки работы с программой;

• 1C:Бухгалтерия располагается в папке 1sbdb — в этой базе ведется бухгалтерский учет на вашем предприятии.

Папка базы данных обязательно содержит папку отчетов Extforms и может содержать папки для настроек прав пользователей.

2. Загрузка программы

Загрузка программы выполняется с помощью щелчка на кнопке Пуск, раскройте подменю Программы, затем — подменю 1C:Предприятие 7.7 и выберите команду загрузки 1C:Предприятие, после чего появится окно запуска программы.

2.1. Окно запуска программы

После запуска программы на экран выводится диалоговое окно Запуск 1С:Предприятия.

Оно используется для выбора режима работы с программой. Окно содержит раскрывающийся список В режиме. Доступны следующие варианты:

  • 1C:Предприятие — пользовательский режим работы;
  • Конфигуратор — режим настройки документов, журналов, определения пользовательских прав (в этом режиме можно сохранять базу данных в архиве и восстанавливать ее из архива);
  • Отладчик — режим проверки по шагам функционирования отдельных модулей программы;
  • Монитор — режим анализа действий отдельных пользователей на своих рабочих местах (режим используется при работе в сети).

В списке Информационные базы перечислены доступные базы данных. В первоначальном упрощенном режиме установки обычно таких баз три:

  • 1С:Бухгалтерия. Типовая конфигурация (демо) — база данных (находится в папке 1sbdemo) содержит примеры для работы, заполненные справочники, используется для обучения;
  • 1С:Бухгалтерия. Типовая конфигурация — база (находится в папке 1sbdb) хранит данные о ведении бухгалтерского учета на вашем предприятии;
  • 1C:.Бухгалтерия. Упрощенная конфигурация — упрощенная база данных (находится в папке 1sbSmpl) содержит упрощенный план счетов и не позволяет вести аналитический учет по счетам.

Перечисленные базы данных могут быть дополнены конфигурациями, которые имеются в дистрибутиве. Это такие базы, как Конфигурация «Торговля+Склад», Конфигурация «Зарплата+Кадры», а также комплексная конфигурация (бухгалтерия и «Торговля+Склад»).

В нижней части окна отображается путь к файлу выбранной (выделенной в списке) базы данных, то есть к месту размещения файла базы данных в памяти компьютера.

В правой части окна запуска программы расположены кнопки для следующих операций:

  • открытие базы (кнопка ОК);
  • отмена операции открытия базы и выход из программы (кнопка Отмена);
  • изменение названия базы (кнопка Изменить);
  • добавление новой базы (кнопка Добавить);
  • удаление базы из окна запуска программы, но не из памяти компьютера (кнопка Удалить);
  • вызов справочной системы (кнопка Помощь).

2.1.1. Изменение названия базы

  1. Выделите в списке Информационные базы окна запуска программы базу, название которой надо изменить.
  2. Щелкните на кнопке Изменить.
  3. В поле Название открывшегося диалогового окна Регистрация информационной базы введите название новой базы данных.
  4. Введите с клавиатуры путь к базе или воспользуйтесь кнопкой Обзор, чтобы выбрать нужную папку с помощью открывшегося диалогового окна Выбор каталога.
  5. Выберите двойным щелчком нужную папку. Ее имя должно появиться в поле Папка.
  6. Щелкните на кнопке Выбрать, чтобы задать путь к папке.
  7. Щелкните на кнопке ОК в окне Регистрация информационной базы.
  8. Щелкните на кнопке ОК окна запуска программы.


2.1.2. Добавление новой базы

Программа позволяет вести бухгалтерский учет для нескольких предприятий. Для этого необходимо добавить новую базу в окно запуска программы. Предварительно скопируйте базу (она содержится в каталоге Program Files\1CV77\1sbdb), используя программу Проводник.

  1. Для добавления новой базы щелкните на кнопке Добавить.
  2. В открывшемся диалоговом окне регистрации дайте название новой базе. Можно ввести с клавиатуры путь к базе, однако удобнее воспользоваться кнопкой Обзор.
  3. Щелкните на кнопке Обзор, чтобы выбрать нужную папку с помощью открывшегося диалогового окна Выбор каталога.
  4. Выберите двойным щелчком нужную папку. Ее имя должно появиться в поле Папка.
  5. Щелкните на кнопке Выбрать, чтобы задать путь к папке.
  6. Щелкните на кнопке ОК в окне Регистрация информационной базы.

3. Устройство интерфейса

Строка меню, которая находится в верхней части окна программы, содержит имена групп команд, объединенных по функциональному признаку. Щелчок на пункте меню открывает соответствующее подменю, в котором можно выбрать нужную команду. В некоторых случаях открывается доступ к меню более низкого уровня. Такая система вложенных меню составляет основу интерфейса программы. Команды меню выбираются с помощью мыши, клавиш управления курсором или нажатием комбинаций определенных клавиш («горячих клавиш» или клавиш быстрого доступа). Изменить состав пунктов строки меню можно в режиме конфигуратора. В этом режиме создается интерфейс для нового пользователя.

Рабочее поле — это пространство в окне программы, предназначенное для работы с ней.

На панелях инструментов главного окна находятся кнопки для быстрого доступа к командам меню. По умолчанию на экран выводятся стандартная панель инструментов и панель инструментов бухгалтера. Стандартная панель ускоряет выполнение операций создания и открытия документов, так как в программе есть встроенный редактор текстов. Панель бухгалтера ускоряет открытие журнала, плана счетов, документов. Всплывающие подсказки показывают названия кнопок. Чтобы увидеть всплывающую подсказку, следует задержать указатель мыши на интересующем вас объекте.

Строка состояния содержит информацию о назначении кнопок панелей инструментов.

Панель окон находится чуть выше строки состояния. На ней находятся кнопки открытых в программе окон (так же, как на панели задач Windows отображаются кнопки открытых программ).

3.1. Структура программы

Доступ к объектам программы, которые являются элементами интерфейса, осуществляется следующими средствами:

  • командами меню;
  • кнопками панелей инструментов;
  • быстрыми клавишами (определенными сочетаниями клавиш на клавиатуре, о которых говорится особо).

В строке меню открытого окна программы находятся меню Файл, Сервис, Операции, Справочники, Документы, Журналы и т. д.

3.2. Основные элементы окон программы

Любое окно в программе, например окно справочника, имеет панель инструментов. Панель инструментов содержит следующие кнопки.

  • Кнопка Ввод новой строки используется для ввода новой записи в открытое окно справочника.
  • Кнопка Изменить (открыть) используется для изменения записи в журнале.
  • Кнопка Открыть объект для просмотра используется для просмотра записи в справочнике без его редактирования.
  • Кнопка Копировать строку формирует строку, которая будет точной копией той строки, в которой находился курсор.
  • Кнопка Пометить на удаление дает возможность пометить запись на удаление. Можно использовать также клавишу Del на клавиатуре. В данной версии программы сделана защита от случайного удаления. Объект не удаляется, а лишь помечается на удаление. Однако его использовать уже нельзя. Чтобы снять пометку, используется та же кнопка, для окончательного удаления следует провести дополнительные действия.
  • Кнопка Установка (отключение) режима вывода по группам позволяет отключить режим вывода объектов по группам для быстрого поиска товара.
  • Кнопка Описание позволяет получить описание данного справочника.
  • Кнопка Рассказать про... позволяет получить сведения о назначении отдельных элементов окна.

4. Справочники

Справочники позволяют уточнить те или иные сведения в различных областях знаний. Справочники в программе 1C:Предприятие — это объекты программы, которые позволяют пользователю вводить, хранить и получать разнообразную информацию, связанную с учетом на предприятии. В демонстрационной версии программы справочники частично заполнены, в рабочей версии заполнять справочники должен пользователь.

Рассмотрим окно справочника Материалы. Под заголовком окна справочника — кнопки панели инструментов, которые ускоряют работу в окне. Посмотреть назначение каждой кнопки можно, если задержать указатель мыши на кнопке. При этом появляется всплывающая подсказка. В строке состояния программы также появляется сообщение о назначении данной кнопки.

Для справочников существуют следующие правила работы.

1. Общие принципы работы

Информация в справочнике упорядочена в виде таблицы. Строки таблицы называются записями. Одно из полей (столбцов) таблицы содержит код объекта. Код в большинстве случаев присваивается машиной, название объекта определяет пользователь. Выбранной считается та запись, в которой находится курсор. Перемещение по записям производится с помощью мыши или клавиатуры (клавишами управления курсором).

2. Просмотр информации

Во многих справочниках после выбора записи и нажатия клавиши Enter можно получить более подробные сведения об объекте. Например, если выбрать команду Справочники►Сотрудники и выделить нужную фамилию, после нажатия на клавишу Enter появится окно с фамилией сотрудника, его табельным номером. Если щелкнуть на закладке Начисление зарплаты, то можно получить информацию об окладе выбранного сотрудника.

Таким образом, чтобы просмотреть запись в справочнике, необходимо выбрать нужную строку записи и нажать клавишу Enter либо дважды щелкнуть на записи.

3. Редактирование записи

  1. Выберите запись.
  2. Нажмите клавишу Enter. Открывается окно формы для просмотра и редактирования. Внесите изменения в соответствующие поля. Поля белого цвета — это обычные поля ввода. Поля серого цвета недоступны для ввода с клавиатуры, здесь предполагается выбор из справочника. Для этого щелкните на кнопке выбора рядом с полем (кнопка с многоточием) — откроется справочник.
  3. Выберите запись, дважды щелкнув на ней. Окно справочника закроется, выбор сделан.

Для сохранения изменений щелкните в окне формы на кнопке ОК. При этом запись сохраняется, окно закрывается.

4. Ввод новой записи

Для ввода новой записи в справочник щелкните на кнопке Ввод новой строки на панели инструментов окна справочника или выберите в строке меню окна программы команду Действие►Новый. Открывается окно формы. Заполнение полей формы производится по обычным правилам. Данные в поля вводятся либо с клавиатуры, либо с помощью расположенной рядом кнопки. Заполните поля. Для того чтобы сохранить запись, щелкните на кнопке ОК.

5. Пометка на удаление

Для того чтобы пометить запись на удаление, выберите запись, нажмите клавишу Del на клавиатуре или щелкните на кнопке Пометить на удаление на панели инструментов открытого справочника. На значке папки появляется крестик, означающий, что данная запись помечена на удаление. Объект помечается на удаление, но не удаляется окончательно. В любой момент работы можно передумать и снять пометку на удаление. Пометка снимается той же кнопкой, только теперь она называется Снятие пометки на удаление.

6. Удаление помеченных на удаление записей

Для удаления помеченных на удаление объектов следует выполнить следующий порядок действий.

  1. Закройте все открытые в программе окна.
  2. Выберите команду Операции►Удаление помеченных на удаление объектов.
  3. Подтвердите необходимость удаления. Откроется окно со списком помеченных на удаление записей.
  4. Щелкните на кнопке Контроль. Будет проверена возможность удаления, и машина покажет, какие объекты можно удалить. Некоторые записи в справочнике могут быть задействованы в проводках или документах, поэтому устанавливается защита от случайного удаления важных объектов. Кнопка Контроль проверяет наличие таких ограничений.
  5. Щелкните на кнопке Удалить. В окне сообщений в нижней части появится список объектов, которые удалось удалить.

5. Группы

Записи в справочниках удобно помещать в группы. Группы, в свою очередь, могут содержать подгруппы. Группы обозначаются папками желтого цвета. Правила работы с группами похожи на работу в окне Проводника операционной системы Windows.

Откройте, например, справочник Контрагенты. Обратите внимание, если на папке группы есть значок + (плюс), это означает, что данная папка имеет вложенные папки. Щелкните на значке +, тогда плюс поменяется на минус, и на экране будут показаны группы поставщиков и покупателей, входящих в состав папки Контрагенты.

Записи, которые хранятся в папках желтого цвета, имеют графическое изображение в виде папок голубого цвета. Папка открывается двойным щелчком на ней. Откройте, например, папку Поставщики. На правой панели открывшегося окна появятся записи, хранящиеся в этой папке. В данном случае это сведения о поставщиках нашего предприятия.

5.1. Создание новой группы

Для создания группы проделайте следующее.

  1. Откройте папку, в которой надо создать группу.
  2. Щелкните на кнопке Создание новой группы на панели инструментов открытого справочника (на кнопке изображена папка желтого цвета).
  3. Откроется окно. Заполните поля, дайте название группе.
  4. Сохраните созданную запись.

Пример создания группы

Познакомимся с группами на примере справочника Контрагенты. В этом справочнике хранится информация о юридических и физических лицах. Удобно создать здесь группы Поставщики и Покупатели, а затем занести в них сведения о ваших контрагентах. Если поставщики предприятия находятся в разных регионах, можно в группе Поставщики создать дополнительную группу, например Поставщики из Белоруссии, так как справочник позволяет создавать группы и подгруппы. В справочнике удобно создать также группу Фонды и заносить в нее сведения о различных фондах.

Приведем пример создания такой группы.

  1. Откройте справочник Контрагенты.
  2. Двойным щелчком откройте папку Контрагенты на левой панели окна справочника.
  3. Щелкните на кнопке Создание новой группы или выберите команду Действие ► Новая группа.
  4. Введите название группы в поле Наименование группы и сохраните запись щелчком на кнопке ОК.

В результате в справочнике появится папка Поставщики.

Ввод данных о новом контрагенте.

  1. Для ввода данных о новом контрагенте проделайте следующую процедуру. Откройте папку, в которую необходимо занести запись, например папку Поставщики.
  2. Щелкните на кнопке Ввод новой строки.
  3. В открывшемся окне введите краткое название организации в первом сверху поле. В следующем поле укажите полное название. Если контрагент – частное лицо, укажите это в поле Организация. В этом случае в окне появится еще одна закладка для ввода паспортных данных.
  4. Сохраните запись щелчком на кнопке ОК. Окно закроется. Если щелкнуть на кнопке Записать, то запись будет сохранена, однако окно не закроется и можно продолжать вводить сведения, например указать договор с контрагентом.

5.2. Пометка на удаление

Подобно записям, группы можно помечать на удаление.

  1. Щелкните на группе, которую хотите пометить на удаление. Она должна отображаться на правой панели в виде желтой папки со значком +.
  2. Нажмите клавишу Del или щелкните на кнопке Пометить на удаление на панели инструментов справочника.
  3. Подтвердите пометку на удаление группы.

5.3. Перенос записи из одной группы в другую

Записи иногда необходимо перенести из одной группы в другую. Обычно это необходимо, когда запись ошибочно внесена не в ту группу.

1. В левой панели справочника щелкните на папке группы, в которую будет переноситься запись.

2. В правой панели щелкните на элементе, который будет переноситься.

3.  Нажмите клавиши Ctrl+F5 или щелкните на кнопке Перенести в другую группу на панели инструментов.

4 В открывшемся диалоговом окне щелчком на кнопке Да подтвердите необходимость переноса.

6. Заполнение справочников

Заполнение справочников информацией производится в соответствии с изложенными правилами работы. Обычно бухгалтер заполняет в первую очередь справочник Налоги, уточняет наличие информации в справочнике Единицы измерения. Данные из этих объектов программы используются при оформлении других справочников. Кроме того, ставки налогов, курсы валют — это такие параметры, которые меняются с течением времени, то есть являются периодическими. Если значение такого параметра на дату выполнения не указано, то используется его предыдущее значение, что может привести к ошибкам в расчетах.

Сначала заполняют простые одноуровневые справочники, такие как Места хранения, Ставки НДС, Ставки налога с продаж, Единицы измерения, Издержки обращения, Статьи затрат, Варианты реализации, Виды деятельности. Затем переходят к справочникам Материалы, Банки, Контрагенты, Сотрудники, Номенклатура. Информацию в справочниках можно дополнять в любой момент.

Рассмотрим подробнее заполнение некоторых справочников.

6.1. Справочник Сотрудники

В этом справочнике содержатся сведения о сотрудниках предприятия. Информация из справочника используется при выписке первичных документов, например расходных кассовых ордеров, а также при ведении аналитического учета на счетах Расчеты с персоналом по оплате труда, Расчеты с подотчетными лицами, Доходы будущих периодов.

В нижней части окна справочника есть кнопки По сотруднику, По всем. Эти кнопки можно использовать для формирования отчетов по сотрудникам предприятия. В этом же справочнике есть возможность оформить документы по учету кадров. Для этого щелкните на кнопке Новый приказ и выберите документ. Это может быть документ Приказ о приеме на работу, Приказ о кадровых изменениях, Приказ об увольнении.

В качестве примера рассмотрим процедуру оформления документов для приема на работу. Оформление приема на работу.

1. Откройте справочник Сотрудники.

2. Щелкните на кнопке Новый приказ. Откроется окно с формой приказа.

3. Введите номер приказа и дату приема на работу. Это может быть фактическая дата начала работы.

4. Чтобы выбрать фамилию сотрудника, щелкните на кнопке выбора рядом с полем ФИО.

  1. Снова открывается справочник Сотрудники. Введите фамилию нового сотрудника, используя кнопку Ввод новой строки на панели инструментов. Нажмите клавишу Enter, чтобы сохранить введенную запись.
  2. Откорректируйте табельный номер.
  3. Выберите введенную в документ фамилию двойным щелчком. Окно справочника Сотрудники закроется.
  4. Далее в приказе следует указать должность и подразделение. Используйте для этого уже описанные способы выбора.
  5. Щелкните на закладке Начисление з/пл. Введите номер счета, оклад, укажите объекты аналитики по выбранному вами счету.

10.Щелкните на закладке Подоходный налог. Введите данные о типе вычетов и количестве иждивенцев. Кнопка Печать служит для получения печатной формы приказа.

11. Щелкните на кнопке ОК для сохранения и проведения документа.

Вычеты

При наличии у работника оснований на несколько вычетов в разных размерах указывается тот тип вычета, который предусматривает вычет в большем размере.

Закладка Начальные данные заполняется в тех случаях, когда сотрудник принимается на работу не с начала года или не с начала года ведется учет в программе. В первом случае в поля ввода вносятся сведения согласно представленной справке с предыдущего места работы. Если таковая отсутствует, то поля не заполняются. Во втором случае указываются не отраженные данные о совокупном валовом и облагаемом доходе, а также сумма удержанного подоходного налога с начала года до месяца (квартала), начиная с которого ведется компьютерный учет.

Закладка Паспорт используется при выписке расходных кассовых ордеров.

Сведения о сотруднике используются при оформлении документа Начисление зарплаты. Данный документ не проводится, если у сотрудника в справочнике не проставлен оклад или не указан счет отнесения затрат по начисленной заработной плате. Для дирекции это счет 26, для работников основного производства — счет 20.

Если в информационной базе не предполагается ведения учета кадров, то записи о сотрудниках можно вводить, не используя кнопку Новый приказ. В этом случае просто щелкните на кнопке Ввод новой строки и заполните открывшееся окно Сведения о сотруднике. Для того чтобы сохранить запись, щелкните на кнопке ОК в открывшемся окне Запись изменений периодических реквизитов.


6.2. Справочник Валюты

Справочник Валюты предназначен для введения и хранения списка валют и истории изменения их курсов. Для каждого элемента справочника указываются код, краткое обозначение валюты, наименование валюты, кратность и курс. В поле Код вносится цифровой код валюты по «Общероссийскому классификатору валют». В реквизите Кратность указывается количество единиц иностранной валюты, которое продается или покупается по курсу, указанному в поле Курс. Например, котировка по доллару США ведется в рублях за 1 доллар США. Кратность в этом случае составляет единицу. Котировка по чешской кроне может вестись, в том числе, и за 10 чешских крон. В этом случае кратность равна десяти. Кратность валюты не является чисто экономическим понятием, однако ее удобно использовать при ведении валютного учета. Курс валюты часто меняется, поэтому очень важно отслеживать курс в справочнике Валюты.

Справочник поддерживает данные о 999 валютах.

Изменение значения курса валюты можно производить прямо в справочнике Валюты, при этом режим Редактировать в диалоге должен быть отключен. Щелкните на кнопке выбора и введите дату, на которую будет записана информация о курсе и кратности новой валюты. Дважды щелкните в поле Курс и отредактируйте курс.

Так как реквизиты данного справочника меняются со временем, в окне имеется кнопка История, которая может быть использована для просмотра истории изменения значения реквизита. Вводить новые значения можно непосредственно в окне История периодических реквизитов, щелкнув на кнопке Добавить.

Данные можно вносить и в диалоговом режиме. Для этого необходимо включить режим Редактировать в диалоге, выбрав одноименную команду в меню Действия окна программы. Выберите валюту, курс которой требуется корректировать, и нажмите клавишу Enter. Отредактируйте курс в открывшемся окне.

7. Настройка на конкретный учет

После заполнения справочников необходимо ввести сведения об организации. Для этого заполните окна Сведения об организации, Учетная политика, Общая настройка конфигурации и Индивидуальная настройка конфигурации. Эти данные в программе называются константами. Для работы с константами можно использовать окно, открывающееся командой Операции ► Константы.

Сведения об организации

Откройте окно Сведения об организации командой Сервис ► Сведения об организации.

Окно заполняется по общим правилам. Внимательно просмотрите закладки и заполните поля. На закладке Организация введите название организации, дату регистрации, почтовый и юридический адрес.

На закладке Ответственные лица укажите директора, главного бухгалтера и кассира, выбрав данные о них в справочнике Сотрудники.