3670 ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ РЕШЕНИЯ ЗАДАЧ УПРАВЛЕНИЯ В EXCEL

Лабораторная работа № 1

Создание отчетов в Excel

 

Цель работы. Ознакомление студентов с операциями ввода данных, формул, элементами вычислений при составлении отчетов и таблиц, а также с работой Мастера диаграмм.

 

Структура главного окна электронной таблицы

 

Для запуска Excel нужно нажать на кнопку «Пуск» на панели задач. Выберите в появившемся меню команду Программы, а в дополнительном меню находится строка Microsoft Excel. Щелкнув мышью по этой строке, после кратковременной заставки вы увидите главное окно Excel (рис.1).

 

Главное    Панели            Строка     Заголовки

меню       инструментов   формул    столбцов

стандартная                                         Рабочее поле

и форматирования

 

 

 

Рис. 1

 

В главном окне расположены сверху вниз следующие элементы: строка заголовков, которая содержит название программы и название приложения, строка главного меню, стандартная панель, панель форматирования, строка формул, строка Заголовки столбцов, рабочее поле части электронной таблицы (вся таблица содержит 65536 строк и 256 столбцов, а каждая ячейка может содержать до 32000 символов), полоса горизонтальной прокрутки с наименованием листов книги и строка состояния. С левого края рабочего поля расположен столбец с номерами строк, а справа - полоса прокрутки таблицы по строкам. Справа в строке заголовков расположены три кнопки:

кнопка  Свернуть служит  для   сворачивания   окна   документа   или

приложения  до минимального  размера;

кнопка Восстановить восстанавливает окно приложения до его предыдущего размера на том же самом месте экрана;

кнопка Закрыть закрывает приложение или документ.

 

Основная обработка данных осуществляется при помощи команд из главного меню. Выбор команды из главного меню приводит к развертыванию на экране соответствующего меню раздела. Стандартная панель и панель форматирования также предназначены для вызова команд путем нажатия соответствующих кнопок (иконок).

 

Ввод информации и вычисления при создании отчетов

Каждая из 65536х256 ячеек электронной таблицы имеет свой код, состоящий из наименования столбца и номера строки, например В5 или Н16000. На экране монитора любая ячейка таблицы расположена на пересечении соответствующего столбца и строки.

Для ввода информации в выбранную ячейку таблицы, например В5, требуется ввести курсор в пространство этой ячейки и щелкнуть мышью. Все, что вы наберете на клавиатуре, появится и в выбранной ячейке, если нажмёте клавишу Enter или щелкните на другой ячейке, останется в памяти  таблицы. Для выделения группы смежных ячеек щелкните на первой из них, далее, не отпуская клавиши мыши, переместите курсор на последнюю ячейку и отпустите клавишу.

Рассмотрим действия, которые необходимо проделать, чтобы ввести в таблицу данные конкретного отчета, показанного на рис. 2, с вычислением значений в строках Статьи расходовРасходы всего и Прибыль, а также в столбце Всего.

Для перехода с английского алфавита на русский или обратно найдите в правом нижнем углу экрана кнопку EN или RU, щелкните по ней, а в появившемся меню из двух строк выберите нужную. Начнем с первой строки отчета. Выделим ячейки с А1 по G1 и с клавиатуры введем Фирма Зевс Торговый бюджет за первое полугодие 2005 года. Аналогично введем Составил Федоров К.И., Дата и 10.07.05г. В ячейку Е6 введем слово Отчет. Для выделения этого слова среди остальных воспользуемся иконкой  в панели инструментов Форматирование. Шрифты и их размер можно изменять, используя поля Шрифт и Размер при выполнении команды Формат/Шрифт. При оформлении документов на русском языке выбирают шрифты, имеющие пометку Cyr, что соответствует кириллице.

 

 

 

Рис. 2

 

Для ввода названий месяцев в заголовках столбцов отчета воспользуемся механизмом ввода последовательных рядов данных.

Для создания рядов данных выполните следующие действия.

  1. Введите в ячейку первый член ряда.
  2. Выделите область, где будет расположен ряд. Для этого нужно подвести указатель мыши к маркеру в правом нижнем углу выделенной ячейки (в этот момент белый крестик переходит в черный) и нажать левую клавишу мыши. Выделите нужную часть строки или столбца. После того как вы отпустите клавишу мыши, выделенная область заполнится данными.

Такой простой процесс ввода возможен только тогда, когда первый член ряда допускает возможность построения ряда. Применив этот прием, введите слово Январь в ячейку С8 и далее с помощью мыши - остальные месяцы первого полугодия.

В более общем случае для получения ряда с произвольным постоянным шагом нужно ввести первые два члена ряда в соседние ячейки и выполнить пункт 2 предыдущего абзаца.

Остальные исходные данные для отчета и названия строк вводятся индивидуально с клавиатуры.

Столбец, содержащий заголовки строк документа, должен включать все заголовки полностью. Поэтому возникает необходимость в изменении ширины столбца В. Для изменения ширины столбца нужно подвести курсор к границе заголовка столбца, например, как в нашем случае столбца В, добиться появления черного крестика и перемещать его до тех пор, пока ширина столбца станет достаточной для всех заголовков.

Для вычисления значений строки Полная выручка применим режим Автовычисления.

  1. Выделим диапазон ячеек С9 : I11. Этот диапазон содержит данные, строку и колонку итоговых сумм.

2. Щелкните на кнопке Автосуммирование (S). Результаты суммирования по строкам появятся в ячейках I9:I10, а сумм по столбцам в ячейках С11:I11. Аналогично обработаем и вторую часть отчета, выделив диапазон ячеек С13:I17 и щелкнув кнопкой Автосуммирование.