94 ТЕХНОЛОГИЯ РАЗРАБОТКИ ОПИСАНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ IDEF3

ВВЕДЕНИЕ

 

Технология разработки описаний процессов включает в себя методологию описания процессов IDEF3 [1,2], технологический цикл развития описаний процессов [4,5] и инструментальные средства поддержки построения диаграмм процессов [3].

Настоящее учебное пособие  отличается от известных публикаций тем, что в наибольшей степени раскрывает тонкости и особенности технологии разработки описания процессов IDEF3 и в связи с этим может быть использовано студентами при выполнении курсовых и дипломных проектов, а также аналитиками и специалистами как справочное руководство при выполнении различных проектов  и при моделировании сложных бизнес-процессов.

Содержание учебного пособия построено на материалах различных зарубежных источников, а также на оригинальных результатах работ по созданию научно-методического обеспечения при выполнении НИОКР и на базе курсов лекций, прочитанных авторами в Рязанской государственной радиотехнической академии [1-6].

В гл. 1  учебного пособия представлена процедура использования IDEF3 как метода сбора, объединения и валидации описаний процессов. Эта процедура предназначена для удовлетворения потребностей при выполнении крупных работ, включающих групповой подход по применению данного метода. Сначала процедура разработки описаний представлена с точки зрения цикла развития, через который реализуются описания IDEF3, затем с точки зрения  функционального описания, соответствующего делению проекта на фазы.

В гл. 2 приведена детальная иллюстрация использования метода IDEF3 в общей ситуации. Этот пример включает перечень рекомендаций, которые необходимы пользователю, чтобы избежать на практике наиболее распространенных ошибок. Кроме того, здесь рассмотрены обоснования применения структурированного процесса для разработки описаний, которые могут использоваться в качестве руководства неподготовленным пользователем.

В гл.3 учебного пособия раскрывается технология «быстрого» чтения и понимания описаний процессов IDEF3. Для этого приведены наглядные примеры и общий принцип подхода к чтению схематики IDEF3 по шагам. В результате читатель имеет точное представление о том, как работает определенная система или организация.

Вопросы, связанные с использованием инструментальных средств, для поддержки технологии разработки описаний процессов IDEF3 в настоящем учебном пособии не рассматриваются, так как достаточно подробно и содержательно представлены в электронных изданиях и печатных работах [3-6].

 


Глава 1.  РАЗРАБОТКА ОПИСАНИЙ IDEF3

1.1. Цикл развития описаний IDEF3

Разработка описаний IDEF3 включает создание схематик процессов, схематик объектов и ассоциированных детальных описаний. Процесс сбора и валидации описаний является в высшей степени рекурсивным и итеративным. Как и для любого рекурсивного процесса, большое значение имеют критерии окончания процесса, т.е. важно знать, когда нужно остановиться. Хотя описание точных критериев для завершения работ, связанных с разработкой описаний, не представляется возможным, можно использовать некоторые базовые рекомендации. В первую очередь, разработка описания, как правило, выполняется для достижения некоторой цели. Такой целью может быть просто документирование процесса; в этом случае разработка схематик и детальных описаний представляет конечный этап. Однако в большинстве случаев разработка описаний выполняется как средство, используемое  для выяснения новых данных или для выполнения работ, связанных с принятием решений. В этом случае время и усилия, затрачиваемые на разработку описаний, определяются информационными потребностями проекта. Независимо от того, для чего используется IDEF3, для документирования процесса или для выяснения новых данных и принятия решений, приближающиеся к завершению описания характеризуются постепенным снижением частоты изменений в структуре, масштабе и уровне детализации.

Разработка описаний IDEF3 представляет процесс сбора знаний о том, каким образом в данной организации выполняются работы. Как правило, при использовании IDEF3 для сбора и организации этих описаний рекурсивно используется пять шагов.

  1. Собрать: получить наблюдения и описания (в письменной форме) реализаций процессов и обобщений по реализациям процессов.
  2. Классифицировать: индивидуализировать типы ситуаций, объекты, типы объектов, объектные состояния и отношения.
  3. Организовать: скомпоновать собранные и классифицированные данные при использовании структур IDEF3.
  4. Произвести валидацию: обеспечить корректность высказываний, сделанных в режиме IDEF3, с точки зрения грамматики, а также их подтверждение собранными описаниями фактической или идеализированной ситуации.
  5. 5. Уточнить: произвести корректировку существующих структур для включения вновь выявленной информации для упрощения представления или для выделения важных элементов, представляющих интерес.

Рекурсивное применение означает, что один и тот же процесс разработки продолжается до тех пор, пока информация и знания, имеющиеся в данной предметной области, не будут собраны и организованы в определенную структуру, отвечающую условиям завершения разработки описания.

1.2. Работы, связанные со сбором описаний IDEF3

Опыт работы с IDEF3 показывает, что сбор описаний подобен приобретению знаний и попыткам проектирования. Это итеративный процесс, который приводится в действие «сделанными находками» и которому придается определенный стиль участниками процесса. Описываемые в данном разделе работы следует воспринимать не как последовательные шаги, а как «образ мышления». Пользователь не должен настраиваться на применение этих работ в жесткой последовательности. Представленный в этом разделе «скелет», с учетом этих идей, обеспечивает используемую по умолчанию структуру для начинающих пользователей IDEF3.

 

1.2.1. Определение проекта

Группа разработки должна как можно раньше при выполнении проекта установить цель и контекст сбора описаний. Определение цели обеспечивает критерии завершения  работ, связанных со сбором описаний. Как правило, цель определяется перечнем следующих элементов: 1) определение задач по данной работе; 2) определение потребностей, которым должно отвечать данное описание; 3) вопросы или сведения, на которые клиент хочет получить ответ. Определение контекста устанавливает границы или ограничивает предметную область, к которой относится проект. Контекст устанавливается определением масштаба и идентификацией начальных сценариев для проекта сбора описаний.

Лишь в редких случаях можно полностью определить цель и контекст заранее. Когда начинается компиляция данных, клиент часто пересматривает свой перечень необходимых сведений или вопросов. Нередко бывает так, что область, в которой аналитик рассчитывает получить определенный ответ, ведет в другие области, которые считались выходящими за рамки исследования. Как правило, цель и контекст развиваются в начальной стадии проекта. Для сбора материала, определяющего цель и контекст описания IDEF3, используется форма «Сводное описание IDEF3» (IDEF3 Description Summary Form), представленная на рис. 1.1.

 

Руководитель проекта:

Дата:

Компания:

Номер проекта:

Номер задачи:

 

Рабочий вариант

Рецензент

Дата

 

Черновой вариант

 

 

 

Рекомендуемый вариант

Выпущенный вариант

 

 

Цель:

Контекст:

Перечень сценариев:

Перечень объектов:

Имя описания:

Тип формы:

Сводное описание

Рис. 1.1. Форма «Сводное описание IDEF3»

1.2.2. Определение цели

Определение цели представляет один из наиболее важных начальных шагов в процессе разработки. Без определения цели единственными критериями окончания являются бюджет и время, выделенные для выполнения работ. Определение цели можно разделить на две части: 1) «Определение потребностей»; 2) определение информационных целей в терминах использования этой дескрипторной информации.

В «Определении потребностей» должен быть идентифицирован источник запроса (лицо или проект), а также должны быть изложены установленные цели клиента. Идентификация информационных целей упрощается ответами на следующие вопросы.

  1. Кто будет пользоваться данным описанием после его подготовки?
  2. На какой вопрос (вопросы) клиенту нужен ответ?
  3. Какие спорные вопросы или проблемы стоят за потребностью в описании процесса?
  4. Какие решения стоят за потребностью в описании процесса?

 

1.2.3. Установка контекста

После определения цели работы можно определить контекст проекта в терминах границ охвата и уровня детализации.

Определение контекста проекта начинается с определения границ работ, связанных со сбором описаний, и документирования этих границ в совокупности определений масштаба. Спецификация масштаба проекта включает определение частей системы, которые должны быть включены и которые должны быть исключены. В идеале масштаб проекта должен идентифицировать только те участки, которые соответствуют потребностям клиента.

Эффективным механизмом определения масштаба проекта является идентификация наиболее важных сценариев работы, которые должны учитываться, а также тех сценариев, которые выходят за рамки проекта, хотя и связаны с ним. Идентификация сценария включает достижение общего согласия между членами проектной группы относительно названия и описания параграфов общей ситуации или проблемы, на решение которой направлена данная система (организация). Для разных сценариев характерно представление альтернативных точек зрения в принципе на один и тот же процесс. По возможности необходимо установить начало и конец всех UOB-сценариев. Дополнительно должны быть идентифицированы работы, оказывающие воздействие или обеспечивающие данные для этих сценариев, но выходящие за рамки контекста данного описания, для дальнейшего уточнения границ работ по сбору описаний. Если определение целей и границ проекта представляет ценный материал для успешного завершения этой работы, то для фактической идентификации сценариев следует полагаться на глубокое понимание сути специалистами по предметной области. Руководитель проекта должен понимать, что идентифицированные сценарии представляют предварительный материал и что по мере сбора и анализа данных возможны некоторые изменения.

Работой, тесно связанной с определением масштаба проекта, является определение уровня детализации при сборе описаний. Требуемый уровень детализации определяется идентификацией деталей, необходимых для решения спорного вопроса, принятия решения или ответа на вопрос. Спецификация уровня детализации обычно документируется в форме набора примеров.

На этой стадии проекта решения по масштабу и уровню детализации имеют предварительный характер и должны обновляться по мере поступления новых данных для описаний. Проницательный руководитель проекта будет регулярно производить оценивание адекватности собранных данных для описаний по специфицированным потребностям и информационным целям клиента.

 

1.3. Организация сбора данных

После определения начальной цели проекта и контекста можно всерьез приступить к задаче организации сбора данных. К этому моменту стабилизируется состав проектной группы, распределяются роли членов проектной группы, распределяются обязанности по разработке сценариев между членами проектной группы.

Как правило, персонал, принимающий участие в процессе сбора описаний потоков процессов IDEF3, выполняет следующие роли.

  1. Аналитик: специалист по IDEF3, который должен быть основным разработчиком описания потоков процессов IDEF3.
  2. Клиент: лицо или организация, делающая заявку на разработку описания.
  3. Специалист по предметной области: лицо, являющееся источником знаний по прикладной области, представляющей интерес.
  4. Ответственный за контакт: лицо, обеспечивающее взаимодействие аналитика и специалиста по предметной области.
  5. Руководитель проекта: лицо, в конечном итоге отвечающее за работу, связанную с разработкой описания в целом.
  6. Рецензенты: лица, обладающие знаниями по предметной области и/или методу IDEF3, которые несут ответственность за проверку и утверждение черновых описаний и документов. Рецензенты, имеющие полномочия на критику схематик IDEF3 в письменной форме, называются комментаторами. Остальные рецензенты называются читателями. В качестве рецензентов могут использоваться и члены проектной группы, и специалисты по предметной области.
  7. Библиотекарь: лицо, отвечающее за сопровождение журналов регистрации исходных материалов и файлов документов, изготовление копий, распространение комплектов IDEF3, ведение учета.
  8. Члены проектной группы: весь персонал, участвующий в проекте по разработке описания потоков процессов IDEF3.

В число ролей, выполняемых членами проектной группы, входит роль библиотекаря проекта. Для больших систем роль библиотекаря имеет большое значение. В менее крупных проектах эту роль может выполнять аналитик. При установке функции библиотекаря руководитель проекта назначает лицо (лиц), несущее ответственность за сбор, каталогизацию, контроль, распространение исходных материалов, комплектов IDEF3, глоссариев, файлов и т.д. в рамках проекта. Кроме того, функция библиотекаря включает ответственность за комплектование справочных моделей и материалов, поступающих из внешних источников (например, организации, являющиеся эталоном по процессам в данной отрасти промышленности), которые могут быть использованы для ускорения работы проектной группы. Библиотекарь также может вести глоссарий терминов для справки, чтобы аналитик понимал терминологию, являющуюся уникальной для определенной дисциплины, сектора промышленности, компании или сегмента компании. Независимо от того, ведется ли глоссарий библиотекарем или неформально распределяется между аналитиками, на протяжении выполнения проекта глоссарий терминов будет расти и подвергаться постепенным уточнениям.

Основной задачей в организации сбора данных является идентификация ключевых источников знаний и информации по данной предметной области. Используя ответственного за контакт, руководитель проекта или аналитик составляет список специалистов для интервьюирования. При составлении этого списка используется исходная информация по каждому специалисту, предоставляемая ответственным за контакт. Сюда входят информация об обязанностях, заданиях на текущий момент и другие сведения в рамках предметной области, в которой данный специалист имеет опыт, или  сведения, связанные с данной предметной областью. Необходимо также записать имя, адрес и номер телефона каждого специалиста.

На протяжении работ, связанных со сбором данных, выявляются и идентифицируются другие ценные источники информации. Сюда могут входить рабочие инструкции, руководства по выполнению процедур, справочники служащих, правила, руководства по проводимой политике, проектные файлы, типовые модели IDEF3, а также модели, создаваемые при использовании других методов и технологий.

Помимо организации структуры проектной группы, руководитель проекта также должен организовать работы, выполняемые группой. Организация работ по сбору описаний процессов может начаться с ввода общей процедуры IDEF3 в руководство по применению более формализованных методов, адаптированное к конкретным потребностям проекта. Руководство по применению методов в общих чертах определяет использование для конкретного проекта процедуры IDEF3, адаптированной к требованиям по данным работам. К числу элементов, которые могут быть включены в руководство по применению методов, относятся соглашения по моделированию, которые должны использоваться, стандартные планы интервьюирования специалистов по предметной области, спецификации, определяющие взаимодействие метода и инструментария, процедуры пользования проектной библиотекой, стандартный глоссарий терминов. Руководство может сопровождаться проектным планом. В типовом проектном плане в общих чертах определяются этапы работ с четким определением задач и контрольных точек (вех), промежуточных и конечных проектных решений, индивидуальных заданий членам проектной группы, неформальных и формальных структур подготовки отчетов и т.д.

 

1.4. Сбор и анализ данных

В этой точке начинается этап фактического сбора данных. Основными источниками информации, доступными для проектной группы, являются специалисты по предметной области и исходные документы данной организации. Для эффективного сбора данных, релевантных для разработки описаний, аналитик должен работать в тесном контакте со специалистами по предметной области.

Процесс сбора данных является итеративным и интерактивным. Предварительные данные определяют направление, в котором должна проводиться организация приобретения знаний. Для получения описаний изучаемого процесса в письменной и устной форме аналитик взаимодействует со специалистами по предметной области. Из этих исходных описаний выводятся названия работ и задействованные объекты. Часто бывает необходимость в интервьюировании разных специалистов, обладающих знаниями по разным аспектам данного процесса. Кроме того, часто возникает необходимость в проведении дополнительных интервью и многократных комплексных проверок с участием специалистов по предметной области. Данные, собираемые во время этого процесса, должны быть тщательно зарегистрированы, чтобы можно было легко получить обобщенное окончательное описание как точное отражение наблюдений специалистов по предметной области.

 

1.4.1. Подготовка к интервью

В методе IDEF3 не предусматривается специальный формат для сбора данных. Однако перед проведением интервью аналитик должен подготовить повестку дня и некоторые конкретные вопросы. Аналитикам рекомендуется включить в повестку дня следующие аспекты: 1) цель проведения интервью с данным специалистом; 2) темы, которые должны рассматриваться; 3) типы искомой информации; 4) разрешение на проведение интервью; 5) вопросы, которые можно использовать для мотивации обсуждения. В крупных проектах руководители проекта могут включить в руководство по применению методов рекомендации по подготовке более формализованных интервью, включая стандартные бланки для планирования интервью, шаблоны вопросов, глоссарии терминов и т.д.

Для успешной подготовки к интервью имеют значение некоторые работы, каждая из которых выполняется по усмотрению аналитика, в соответствии с требованиями по данному проекту и с учетом действующих ограничений. Как правило, перед проведением интервью выполняются следующие работы.

  1. Календарное планирование интервью и подготовка необходимой логистики.
  2. Постановка цели (целей) интервью.
  3. Подготовка возможных вопросов.
  4. Ожидание вероятных ответов и тревог интервьюируемого лица и готовность к снятию этих тревог.

Кроме того, возможны необходимые или желательные дополнительные работы по подготовке к интервью. Например, аналитику может потребоваться анализ ранее собранных документов, в которых описывается формальная система или процесс клиента, а также подготовка описаний IDEF3 на базе этих документов в качестве отправной точки для обсуждения. Таким образом, аналитики могут пользоваться эталонными моделями подобных систем, что обеспечивает возможность интерактивной работы со специалистом по предметной области для идентификации сходства и различия.

После составления списка специалистов для интервьюирования можно составить календарный план интервью. Как правило, для составления календарного плана проведения интервью специалистов по предметной области используется ответственный за контакт. Независимо от того, как составляется календарный план, с участием ответственного за контакт или более прямыми методами, аналитик должен быть уверен в том, что запланированное время и продолжительность проведения интервью скоординированы с интервьюируемым и его руководителем.

Для успешного проведения интервью также большое значение имеют дополнительные вопросы, связанные с логистикой, например нахождение и резервирование подходящего помещения для проведения интервью и организация всего необходимого для проведения интервью. Кроме того, аналитики считают, что полезно предусмотреть одежду для проведения интервью, чтобы иметь профессиональный вид и в то же время создать непринужденную обстановку при проведении интервью.

Прежде всего должна быть установлена цель (цели) интервью. При установке цели интервью аналитик излагает причины, по которым данное интервью включено в календарный план, и определяет минимум информации, требуемый от специалиста по предметной области. При подготовке установки цели часто используется как можно более краткое ее изложение для определения общего направления, в котором будут задаваться вопросы при проведении интервью.

После определения цели можно сформулировать возможные вопросы. Возможные вопросы должны быть записаны и расположены в логической последовательности. По мере приобретения опыта и практики аналитики становятся специалистами по составлению вопросов, которые должны быть ясными, в которых должны использоваться слова и фразы, соответствующие уровню образования и культурному уровню интервьюируемого, и которые не требуют, а скорее предлагают дать ответ. Хотя аналитик должен следить за тем, чтобы «не переборщить» с подготовкой, сам процесс записи вопросов и анализа их формирования помогает развить навыки, необходимые для проведения интервью. Однако необходим определенный баланс между временем, затрачиваемым на эту работу, и возможностью фактического использования/не использования сформулированных вопросов. Необходимость в этих вопросах может исчезнуть в результате получения новой информации; или направление беседы при проведении  интервью может измениться совершенно неожиданным образом, не предусмотренным заранее.

Часто не придается значение некоторым предварительным моментам. Аналитики должны предоставить интервьюируемым информацию, необходимую для того, чтобы они могли понять, для чего проводится интервью, что будет сделано с предоставленной информацией, что они, в свою очередь, могут ожидать от интервью. Каждое интервью, особенно первое, должно начинаться с достижения взаимного понимания этих моментов, прежде чем аналитик сделает попытку удовлетворить свои информационные потребности. В представленном ниже списке приводятся основные вопросы, к которым должен быть готов аналитик.

  1. Для чего проводится интервью?
  2. Кто разрешил проведение интервью?
  3. У кого еще берут интервью?
  4. Каким образом был сделан выбор интервьюируемого и кем?
  5. Каким образом будет использована полученная информация?
  6. Сохранится ли анонимность интервьюируемого?
  7. Будет ли интервьюируемый указан в сводных данных?
  8. Возможна ли обратная связь и что получит интервьюируемый?
  9. Каким образом интервьюируемый мог бы участвовать в результате данного процесса?
  10. Что интервьюируемый может выиграть от интервью?
  11. Почему точная информация с высоким уровнем детализации важна для успешного проведения интервью и данного проекта?
  12. Каким образом интервьюируемый играет ключевую роль в важном процессе?

 



 
коммуникациямиКоммуникации. работ по проекту на фазы. основной целью проекта