3347 ИЗУЧЕНИЕ ОСНОВ РАБОТЫ С БАЗОЙ ДАННЫХ MICROSOFT ACCESS 97 - Страница 3

Найдите все записи о доценте Миронове, находясь в режиме формы. Для этого:

q  переведите курсор в первую строку поля Фамилия;

q  выполните команду ПРАВКА, НАЙТИ;

q  в появившейся строке параметра ОБРАЗЕЦ введите Миронов;

q  в строке параметра ПРОСМОТР должно быть слово ВСЕ (имеется в виду - искать по всем записям);

q  в строке параметра СОВПАДЕНИЕ выберите из списка “С любой частью поля”;

q  в строке параметра ТОЛЬКО В ТЕКУЩЕМ ПОЛЕ установите флажок;

q  щелкните по кнопке [Найти]. Курсор должен перейти на вторую запись и выделить слово Миронов;

q  щелкните по кнопке [Найти далее]. Курсор должен перейти на седьмую запись и также выделить слово Миронов;

q  щелкните по кнопке [Закрыть] для выхода из режима поиска.

  1. Измените  заработную  плату ассистенту Сергеевой с 470  на 490 р. Для этого:

q  переведите курсор в первую строку поля Зарплата;

q  выполните команду ПРАВКА, ЗАМЕНИТЬ;

q  в появившемся окне в строке ОБРАЗЕЦ введите 470 р.;

q  в строке параметра ЗАМЕНИТЬ НА введите 490 р. Обратите внимание на остальные опции. Следует вести поиск по всем записям данного поля;

q  щелкните по кнопке [Найти далее]. Курсор перейдет на четвертую запись;

q  щелкните по кнопке [Заменить]. Данные будут изменены (чтобы заменить сразу все данные, следует воспользоваться кнопкой [Заменить все]);

q  щелкните по кнопке [Закрыть].

  1. Произведите сортировку данных в поле ГОД РОЖДЕНИЯ по убыванию. Для этого:

q  щелкните по любой записи поля ГОД РОЖДЕНИЯ;

q  щелкните по кнопке или выполните команду ЗАПИСИ, СОРТИРОВКА, СОРТИРОВКА ПО УБЫВАНИЮ. Все записи в таблице будут отсортированы в соответствии с убыванием значений в поле ГОД РОЖДЕНИЯ.

  1. Произведите фильтрацию данных по полю ДОЛЖНОСТЬ.

Для этого:

q  щелкните по записи ДОЦЕНТ поля ДОЛЖНОСТЬ;

q  щелкните по кнопке или выполните команду ЗАПИСИ, ФИЛЬТР, ФИЛЬТР ПО ВЫДЕЛЕННОМУ. В форме останутся только записи о преподавателях – доцентах;

q  щелкните по записи ИНФОРМАТИКА поля ДИСЦИПЛИНА;

q  щелкните по кнопке или выполните команду ЗАПИСИ, ФИЛЬТР, ФИЛЬТР ПО ВЫДЕЛЕННОМУ. В форме останутся только записи о преподавателях– доцентах кафедры информатики;

q  для отмены фильтра щелкните по кнопке на панели инструментов или выполните команду ЗАПИСИ, УДАЛИТЬ ФИЛЬТР. В таблице появятся все данные.

  1. Измените название поля ДИСЦИПЛИНА на ПРЕПОДАВАЕМАЯ ДИСЦИПЛИНА. Для этого:

q  перейдите в режим конструктора, щелкнув по кнопке на панели инструментов или выполнив команду ВИД, КОНСТРУКТОР;

q  щелкните правой кнопкой мыши в поле ДИСЦИПЛИНА (оно слева). В появившемся меню выберите пункт СВОЙСТВА. На экране откроется окно свойств для названия поля ДИСЦИПЛИНА;

q  щелкните по строке с именем подпись там, где находится слово дисциплина;

q  сотрите слово дисциплина и введите на это место преподаваемая дисциплина;

q  для просмотра результата перейдите в режим формы, выполнив команду ВИД, РЕЖИМ ФОРМЫ.

  1. Просмотрите форму с точки зрения того, как она будет выглядеть на экране. Для этого:

q  щелкните по кнопке или выполните команду ФАЙЛ, ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ ПРОСМОТР. Вы увидите форму так , как она будет выглядеть на листе бумаги.

Закройте окно просмотра.

ЧАСТЬ 4.Формирование запросов на выборку

ЦЕЛЬ РАБОТЫ

Научиться создавать простой запрос на выборку.

Научиться проводить сортировку данных запроса.

Освоить создание запроса на выборку с параметром.

ПОРЯДОК  ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ

  1. 1. На основе таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛИ создайте простой запрос на выборку, в котором должны отображаться ФАМИЛИИ, ИМЕНА, ОТЧЕСТВА ПРЕПОДАВАТЕЛЕЙ И ИХ ДОЛЖНОСТИ. Для этого:

q  в окне базы данных откройте вкладку ЗАПРОСЫ;

q  в открывшемся окне щелкните по кнопке [СОЗДАТЬ];

q  из появившихся пунктов окна НОВЫЙ ЗАПРОС выберите ПРОСТОЙ ЗАПРОС и нажмите кнопку [ОК];

q  в появившемся окне в строке ТАБЛИЦЫ / ЗАПРОСЫ выберите таблицу ПРЕПОДАВАТЕЛИ;

q  в окне ДОСТУПНЫЕ ПОЛЯ переведите выделение на параметр ФАМИЛИЯ;

q  щелкните по кнопке [ 4 ] . Слово ФАМИЛИЯ перейдет в окно ВЫБРАННЫЕ ПОЛЯ;

q  аналогичным образом в окно ВЫБРАННЫЕ ПОЛЯ переведите поля ИМЯ, ОТЧЕСТВО, ДОЛЖНОСТЬ (порядок важен – в таком порядке данные и будут выводиться);

q  щелкните по кнопке [ДАЛЕЕ];

q  в строке параметра ЗАДАЙТЕ ИМЯ ЗАПРОСА введите новое имя ДОЛЖНОСТИ ПРЕПОДАВАТЕЛЕЙ;

q  щелкните по кнопке [ГОТОВО]. На экране появится таблица с результатами запроса.

  1. 2. Проведите сортировку данных по должностям. Для этого:

q  щелкните в любой строке поля ДОЛЖНОСТЬ;

q  для сортировки данных по убыванию щелкните по кнопке на панели инструментов или выполните команду ЗАПИСИ, СОРТИРОВКА, СОРТИРОВКА ПО УБЫВАНИЮ;

q  для сохранения запроса выполните команду ФАЙЛ, СОХРАНИТЬ. Закройте окно запроса.

  1. 3. Создайте запрос на выборку с параметром, в котором должны отображаться фамилии, имена, отчества преподавателей и преподаваемые ими дисциплины. В качестве параметра задайте фамилию преподавателя. Для этого:

q  создайте запрос на выборку из следующих полей таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛИ – ФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО, ПРЕПОДАВАЕМАЯ ДИСЦИПЛИНА. Запрос создавайте аналогично тому, как это делалось в пункте 1;

q  задайте имя запросуПреподаваемые дисциплины;

q  щелкните по кнопке ГОТОВО. На экране появится таблица с результатами запроса;

q  перейдите в режим конструктора, щелкнув по кнопке или выполнив команду  ВИД, КОНСТРУКТОР;

q  в строке параметра Условия отбора для поля ФАМИЛИЯ введите: “Введите фамилию преподавателя “;

q  выполните запрос командами ЗАПРОС, ЗАПУСК. (Отметим, что данным способом запрос выполняется только в режиме конструктора. Чтобы выполнить запрос из другого режима, следует открыть вкладку Запросы, выделить требуемый запрос и щелкнуть  по кнопке [ОТКРЫТЬ].);

q  в появившемся окне введите фамилию Гришин и щелкните по кнопке [ОК]. На экране появится таблица с данными о преподавателе Гришине – его имя, отчество и преподаваемая им дисциплина;

q  сохраните запрос. Закройте окно запроса.

ЧАСТЬ 5. Создание отчета с группированием данных

по должностям.

ЦЕЛЬ РАБОТЫ

Научиться создавать отчеты с определенной группировкой данных.

ПОРЯДОК  ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ

q  Откройте вкладку ОТЧЕТЫ и щелкните по кнопке [СОЗДАТЬ].

q  В открывшемся окне выберите пункт Мастер отчетов.

q  Щелкните по значку раскрывающегося списка в нижней части окна.

q  Выберите из появившегося списка таблицу ПРЕПОДАВАТЕЛИ.

q  Щелкните по кнопке [ОК]. В появившемся окне выберите поля, которые будут присутствовать в отчете ( в данном случае присутствовать будут все поля, поэтому щелкните по кнопке

[ 44 ]).

q  Щелкните по кнопке [ДАЛЕЕ].

В появившемся окне присутствует перечень полей. Переведите выделение на поле должность.

q  Щелкните по кнопке [4] . Таким образом, вы зададите группировку данных по должности.

q  Щелкните по кнопке [ДАЛЕЕ].

q  Параметры появившегося окна оставьте без изменений. Нажмите [ДАЛЕЕ].

q  В появившемся окне выберите стиль оформления отчета. Нажмите [ДАЛЕЕ].

q  В появившемся окне введите название отчета Преподаватели.

q  Щелкните по кнопке [ГОТОВО]. На экране появится сформированный отчет.

q  Просмотрите, а затем закройте отчет.

ВОПРОСЫ ДЛЯ ПРОВЕРКИ УСВОЕНИЯ МАТЕРИАЛА
  1. 1. Опишите процедуру создания новой базы данных.
  2. 2. Опишите процедуру создания таблицы базы данных.
  3. 3. Расскажите, как определяются и заполняются поля таблицы.
  4. 4. Какие типы данных возможны? Как вводятся ограничения на данные?
  5. 5. Как задать текст сообщения об ошибке?
  6. 6. Как для поля задать его значение по умолчанию?
  7. 7. Как изменить ширину поля таблицы в соответствии с данными?
  8. 8. Как осуществить поиск нужных данных в таблице?
  9. 9. Как провести сортировку данных?
  10. 10. Как осуществляется фильтрация данных? Как отменить фильтрацию данных?
  11. 11. Опишите процедуру создания формы.
  12. 12. Как найти и изменить запись, находясь в режиме формы?
  13. 13. Как осуществляется сортировка и фильтрация данных в поле?
  14. 14. Как изменить название поля?
  15. 15. Как создать простой запрос на выборку?
  16. 16. Как проводится сортировка данных запроса?

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК:

1. Маллен Р. Microsoft Office 97: Справочник.  СПб: Питер, 1998.

2. Microsoft Access 97. Шаг за шагом: Практ. пособ.: Пер. с англ.  М.: ЭКОМ, 1999.

3. Access 97: Энциклопедия пользователя: Пер. с англ. / Г. Двайн и др.  Киев:  ДиаСофт, 1997.

 

СОДЕРЖАНИЕ

Лабораторная работа 1.

Основные принципы работы в Microsoft Access 97……..…… - 1

Лабораторная работа 2.

Создание однотабличной базы данных …………………………- 5

Часть 1. Создание базы данных ………………………………………- 5

Часть 2. Заполнение базы данных ……………………………………- 7

Часть 3. Ввод и просмотр данных посредством формы ……...…...- 10

Часть 4. Формирование запросов на выборку ……………...……...- 12

Библиографический список ………………………………..……….- 15