3347 ИЗУЧЕНИЕ ОСНОВ РАБОТЫ С БАЗОЙ ДАННЫХ MICROSOFT ACCESS 97

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА N 1

ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ В Microsoft Access 97

ЦЕЛЬ РАБОТЫ

Целью работы являются общее знакомство с базой данных Microsoft Access 97 и приобретение навыков пользования справочной системой пакета.

КРАТКИЕ ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ СВЕДЕНИЯ

Данными называется любая информация, которую необходимо сохранить, чтобы иметь возможность периодически к ней обращаться. База данных представляет собой совокупность логически связанных данных, имеющих общие свойства. Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных.

ТАБЛИЦА. Таблица содержит набор данных по конкретной теме. Использование отдельной таблицы для каждой темы означает, что соответствующие данные сохранены только один раз, что делает базу данных более эффективной и уменьшает число ошибок при вводе данных. В таблицах данные распределяются по столбцам (которые называют полями) и строкам (которые называют записями).

ФОРМА. Формы являются типом объектов базы данных, который обычно используется для отображения данных в базе данных. Форму можно также использовать как кнопочную форму, открывающую другие формы или отчеты базы данных, а также как пользовательское диалоговое окно для ввода данных и выполнения действий, определяемых введенными данными.

ОТЧЕТ. Отчет является эффективным средством представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом.

МАКРОСЫ.       Макрос представляет набор макрокоманд, который создается для автоматизации часто выполняемых задач. Группа макросов позволяет выполнить несколько задач одновременно.

МОДУЛИ.          Модули представляют наборы описаний, инструкций и процедур, сохраненных под общим именем для организации программ на языке Microsoft Visual Basic. Существуют два основных типа модулей: модули класса и стандартные модули.. Существуют два основных типа модулей: ремонт карданного вала - детальное описание здесь . Существуют два основных типа модулей: . Существуют два основных типа модулей: наружная реклама в Краснодаре . Существуют два основных типа модулей: . Существуют два основных типа модулей: . Существуют два основных типа модулей: оцинкованные теплицы из поликарбоната источник . Существуют два основных типа модулей: . Существуют два основных типа модулей: . Существуют два основных типа модулей: . Существуют два основных типа модулей: товары для праздника оптом - вся детальная информация

ЗАПРОСЫ. Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных различными способами. Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным. В Microsoft Access есть несколько типов запросов, а именно: запросы с параметрами, перекрестные запросы, запросы на изменение, запросы SQL, запросы на выборку.

МЕНЮ И ПАНЕЛИ ИНСТРУМЕНТОВ. В меню отображается список команд. Рядом с некоторыми командами расположены картинки для облегчения работы пользователя. Большинство меню располагается в строке меню, которая является панелью инструментов в верхней части экрана. Панели инструментов могут содержать только кнопки, только меню или сочетание кнопок и меню.

ПОРЯДОК  ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ

1. Запустите пакет “ MICROSOFT ACCESS “. Для этого выполните последовательно команды   <ПУСК>, <ПРОГРАММЫ><Microsoft Access> . Если появился ПОМОЩНИК, то закройте его. В диалоговом окне   “СОЗДАТЬ  или  ОТКРЫТЬ БАЗУ ДАННЫХ“ выберите команду  <ОТКРЫТЬ БАЗУ ДАННЫХ> и отметьте учебную базу данных “БОРЕЙ“. Нажмите <ОК>. Закройте заставку  БОРЕЙ / торговая компания.

2. На панели инструментов нажмите кнопку [ ? ] – СПРАВКА. Выберите пункт меню “См. полный список разделов справки“.  Щелкните  по  пункту “Новые возможности“. Выберите раздел “Начало работы с Microsoft Access 97“. На вопрос: “Что больше соответствует вашей подготовке?” выберите пункт “Отсутствие опыта работы с базами данных“.

3. Просмотрите рекомендованные вам разделы.

( Для перемещения между разделами используйте команду [НАЗАД]).

Базы данных, что это такое и как они работают.

Таблицы, что это такое и как они работают.

Запросы, что это такое и как они работают.

Формы, что это такое и как они работают.

Отчеты, что это такое и как они работают.

Макросы, что это такое и как они работают.

Модули, что это такое и как они работают.

Отношения в базе данных.

 

ПЕРЕЙДИТЕ К ПУНКТУ –

СПОСОБЫ НАЧАЛА РАБОТЫ В Microsoft Access 97.

Просмотрите предложенные вам разделы по теме

“ Создание базы данных “:

  • создание базы данных с помощью мастера;
  • создание базы данных без помощи мастера;
  • дополнительные сведения о базах данных

( обратите внимание на то, что этот материал вы уже смотрели );

  • проектирование баз данных.

 

РАССМОТРЕНИЕ  УЧЕБНОЙ  БАЗЫ  ДАННЫХ  <<БОРЕЙ >>

Выберите  пункт меню  {РАЗДЕЛЫ}.   Щелкните по пункту “Получение справки“. В открывшемся диалоговом окне выберите пункт “Учебные базы данных и приложения  Microsoft  Access“.

Ознакомьтесь с описанием учебной базы данных  <<БОРЕЙ>>. Обратите внимание на то, что

в базе данных << БОРЕЙ >>  имеется отдельный файл справки, в котором перечислены основные характеристики базы данных;

в приложении  “ ЗАКАЗЫ  “ имеется отдельный файл справки, в  котором приведен обзор форм и отчетов, включенных в данное приложение;

в приложении  “ РЕШЕНИЯ  “  имеется отдельный файл справки, в котором объясняется, как воспроизвести формы и отчеты, включенные в данное приложение;

в Microsoft Access существует Мастер баз данных,  позволяющий создавать типичные базы данных.

Закройте справочное окно  ( кнопка [ X ] ) , вернитесь к  открытой ранее  учебной базе данных  <<БОРЕЙ>>. В строке меню        <<БОРЕЙ>> выберите пункт  [ СПРАВКА ]. В открывшемся окне справки   ( [ ? ] – Покажи мне ) прочитайте описание учебной базы данных.  В разделе  “ОБЪЕКТЫ“  просмотрите информацию по:

ТАБЛИЦАМ

ЗАПРОСАМ

Обратите внимание на подразделы

-          запросы, использующие для ограничения отбираемых записей условия или свойства;

-          запросы для вычисления сумм;

-          запросы на объединение и перекрестный запрос.

ФОРМАМ

При просмотре свойств форм прочитайте описания имеющихся в учебной базе данных форм, таких как

-          ТЕЛЕФОНЫ КЛИЕНТОВ,

-          СОТРУДНИКИ,  СОТРУДНИКИ (С ПЕРЕВОДОМ СТРАНИЦЫ),

-          ЗАКАЗЫ, ПОДЧИНЕННАЯ ФОРМА ЗАКАЗОВ,

-          НАКЛЕЙКИ ДЛЯ КЛИЕНТОВ, ОТЧЕТЫ О ПРОДАЖАХ, ГЛАВНАЯ КНОПОЧНАЯ ФОРМА,

-          ПОСТАВЩИКИ, ТОВАРЫ, СПИСОК ТОВАРОВ.

ОТЧЕТАМ

В данном разделе просмотрите свойства отчетов

-          КАТАЛОГ,

-          ПРОДАЖИ ПО СОТРУДНИКАМ  И СТРАНАМ,

-          ТОВАРЫ ПО ТИПАМ,

-          ПРОДАЖИ ПО ТИПАМ.

ЗАКРОЙТЕ ОКНО СПРАВКИ И ВЕРНИТЕСЬ В УЧЕБНУЮ БАЗУ ДАННЫХ  << БОРЕЙ >>.  ПРОСМОТРИТЕ СВОЙСТВА УЧЕБНОЙ БАЗЫ ДАННЫХ В СООТВЕТСТВИИ С ПОЛУЧЕННОЙ ВАМИ ИНФОРМАЦИЕЙ.

ЛАБОРАТОРНАЯ  РАБОТА N 2

СОЗДАНИЕ ОДНОТАБЛИЧНОЙ БАЗЫ ДАННЫХ

ЧАСТЬ 1. Создание базы данных

ЦЕЛЬ РАБОТЫ

Научиться создавать новую базу данных.

Научиться создавать таблицу базы данных.

Освоить работу с полями и записями таблицы.

Научиться сохранять созданную таблицу.

ПОРЯДОК  ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ

  1. Для создания новой базы данных:

q  загрузите Access 97, в появившемся окне выберите НОВАЯ БАЗА ДАННЫХ;

q  в окне ФАЙЛ НОВОЙ БАЗЫ ДАННЫХ задайте имя вашей базы (пункт Имя файла) и выберите папку (пункт Папка), где ваша база данных будет находиться. Отметим, что по умолчанию Access предлагает вам имя базы данных db1, а тип файла – Базы данных Access. Имя задайте Преподаватели, а тип файла оставьте прежним;

q  щелкните по кнопке [СОЗДАТЬ].

  1. Для создания таблицы базы данных:

q  в окне базы данных выберите вкладку Таблицы, а затем щелкните по кнопке [СОЗДАТЬ];

q  В окне Новая таблица выберите пункт КОНСТРУКТОР и щелкните по кнопке [ОК];

В результате проделанных операций открывается окно таблицы в режиме Конструктора, в котором следует определить поля таблицы.

  1. Для определения полей таблицы:

q  введите в строку столбца ИМЯ ПОЛЯ имя первого поля Код преподавателя;

q  в строке столбца ТИП ДАННЫХ щелкните по кнопке списка и выберите тип данных СЧЕТЧИК. Поля вкладки ОБЩИЕ оставьте такими, как предлагает Access;

q  заполнение строки столбца Описание необязательно. Оно обычно используется для внесения дополнительных сведений о поле;

q  заполните все остальные поля таблицы базы данных в соответствии со следующей таблицей:

ИМЯ ПОЛЯ

ТИП ДАННЫХ

РАЗМЕР ПОЛЯ

Код преподавателя

Счетчик

Фамилия

Текстовый

15

Имя

Текстовый

15

Отчество

Текстовый

15

Дата рождения

Дата/время

Краткий

Должность

Текстовый

9

Дисциплина

Текстовый

11

Телефон

Текстовый

9

Зарплата

Денежный

q  Обратите внимание на вкладку ОБЩИЕ в нижней части экрана. Измените данные в пункте Размер поля , а остальные пункты оставьте по умолчанию.

ЗАМЕЧАНИЕ. Для текстового типа данных Access предлагает по умолчанию длину 50 символов. Но вряд ли поле Фамилия будет содержать более 15 символов, хотя лучше точно подсчитать, сколько символов содержится в самой длинной фамилии (в дальнейшем это значение можно будет изменить). Для выбора необходимого параметра следует щелкнуть по нужному полю, а затем нажать появившуюся кнопку списка и выбрать необходимые данные.

  1. Для сохранения таблицы:

q  выберите пункт меню Файл, Сохранить;

q  в открывшемся диалоговом окне введите имя таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛИ;

q  щелкните по кнопке [ОК]. Access предложит вам задать ключевое слово (поле первичного кода), то есть поле, однозначно идентифицирующее каждую запись. Для однотабличной базы данных это не актуально, поэтому выберите НЕТ.

ЧАСТЬ 2. Заполнение базы данных

ЦЕЛЬ РАБОТЫ

Научиться  вводить ограничения на данные.

Научиться задавать текст сообщения об ошибке, который будет появляться на экране при вводе неправильных данных.

Научиться задавать значение поля по умолчанию.

Научиться изменять ширину каждого поля в таблице в соответствии с шириной данных.

Научиться производить поиск нужных сведений  в таблице.

Научиться производить замену данных в таблице.

Научиться производить сортировку и фильтрацию данных.

Выяснить, как будет выглядеть таблица данных на печатном листе.

ПОРЯДОК  ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ

  1. Введите ограничения на данные, вводимые в поле Должность. Должны вводиться только слова  Профессор, Доцент, Ассистент. Для задания условия на значение для вводимых данных:

q  войдите в режим Конструктор для проектируемой таблицы. Если вы находитесь в окне базы данных, то выберите вкладку Таблицы и щелкните по кнопке КОНСТРУКТОР.  Если вы находитесь в режиме таблицы, то выполните команду ВИД, КОНСТРУКТОР;

q  в верхней части окна щелкните по полю Должность;

q  в нижней части окна щелкните по строке параметра Условие на значение;

q  щелкните по кнопке для определения условий на значение с помощью построителя выражений;

q  в появившемся окне напишите слово Профессор, затем щелкните по кнопке  [Or], (эта кнопка выполняет функцию  ИЛИ), напишите Доцент, снова щелкните по этой же кнопке, напишите Ассистент и щелкните по кнопке [OK]. Таким образом, вы ввели условие, при котором в поле Должность могут вводиться только указанные значения.

  1. Задайте текст сообщения об ошибке, который будет появляться на экране при вводе неправильных данных в поле Должность. Для этого:

q  в строке Сообщение об ошибке введите предложение “Такой должности нет, правильно введите данные “.

  1. Задайте значение по умолчанию для поля Должность в виде слова Доцент. Для этого:

q  в строке Значение по умолчанию введите слово Доцент.

  1. Введите ограничения на данные в поле Код. Эти данные не должны повторяться. Для этого:

q  введите ограничения на данные в поле Код. Здесь ограничения на данные надо вводить не совсем обычным способом. Дело в том, что коды преподавателей не должны повторяться, а также должна быть обеспечена возможность   их     изменения (из-за последнего условия  в этом поле нельзя использовать тип данных СЧЕТЧИК, в котором данные не повторяются). Для выполнения второго условия пришлось задать в поле Код тип данных ЧИСЛОВОЙ, а для выполнения первого условия проделайте следующее:

q  щелкните по строке параметра Индексированное поле (Индекс – это средство, ускоряющее поиск и сортировку данных в таблице). Ключевое поле (поле первичного ключа) таблицы индексируется автоматически. Не допускается создание индексов для полей типа МЕМО и Гиперссылка или полей объектов OLE. Свойство Индексированное поле определяет индекс, создаваемый по одному полю. Индексированное поле может содержать как уникальные, так и повторяющиеся значения. Допускается создание произвольного количества индексов;

q  выберите в списке пункт ДА (совпадения не допускаются);

q  перейдите в режим Таблица, щелкнув по кнопке на панели инструментов или выполнив команду ВИД, РЕЖИМ ТАБЛИЦЫ. На вопрос о сохранении таблицы щелкните по кнопке < ДА >.